SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAERAH
KABUPATEN BANTUL
Oleh :
AHMAD MUYASSIR
DIRMANSYAH
HADI
KAWUNININGRUM
YOGI
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN INFORMASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2009
KATA PENGANTAR
LATAR BELAKANG
Masyarakat berbasis pengetahuan ini merupakan keinginan pemerintah dalam membangun dan mengembangkan teknologi informasi. Melalui Kementerian Komunikasi dan Informasi (Kominfo) sebagai koordinator penerapan e-goverment di Indonesia diharapkan keinginan pemerintah tersebut akan tercapai.
Kabupaten Bantul adalah salah satu kabupaten yang menjadi bagian Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Kabupaten tersebut saat ini dipimpin oleh seorang Bupati yaitu Bapak H. Idham Samawi. Dalam kepemimpinan beliau Kabupaten Bantul mempunyai visi BANTUL PROJOTAMANSARI SEJAHTERA, DEMOKRATIS, DAN AGAMIS".
Visi tersebut mengandung pengertian bahwa kondisi Kabupaten Bantul yang ingin diwujudkan dimasa yang akan datang adalah Bantul yang produktif profesional, ijo royo-royo, tertib, aman, sehat dan asri, sejahtera, dan demokratis, yang semuanya itu akan diwujudkan melalui misi.
Misi merupakan pernyataan tentang tujuan operasional organisasi (Pemerintah) yang diwujudkan dalam produk dan pelayanan, sehingga dapat mengikuti irama perubahan zaman bagi pihak-pihak yang berkepintingan bagi masa mendatang. Sebagai penjabaran dari Visi yang ditetapkan diatas, pernyataan misi mencerminkan tentang segala sesuatu yang akan dilaksanakan untuk pencapaian Visi tersebut. Dengan adanya pernyataan Misi organisasi, maka akan dapat dijelaskan mengapa organisasi eksis dan apa maknanya pada masa yang akan datang.
Adapun MISI Kabupaten Bantul adalah sebagai berikut :
- Mewujudkan kesejahteraan dengan prioritas mencerdaskan dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang didasarkan kepada keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.
- Mewujudkan penyelenggaraan pemerintah yang baik dan bertanggung jawab.
- Mewujudkan demokratisasi dalam segala aspek kehidupan, menghormati hak asasi manusia, dan menjamin tegaknya supremasi hukum.
- Mewujudkan peningkatan produksi, produktivitas, dan nilai tambah hasil-hasil potensi daerah yang berkelanjutan dan berwawasan lingkungan.
Dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pemerintah yang baik dan bertanggung jawab itulah kemudian disusun Sistem Informasi Monografi Kabupaten Bantul.
MAKSUD DAN TUJUAN
Adapun maksud dan tujuan dibangunnya sistem informasi monografi di kabupaten Bantul adalah :
• Menyelenggarakan Pemerintahan yang terintegrasi
• Mewujudkan Data dan Informasi yang konvergensi
• Menyediakan data dan informasi yang baik untuk mendukung pengambilan keputusan yang benar.
• Membangun Database yang terstruktur agar mempermudah dan mempercepat dalam proses pengolahan data guna kelancaran pengambilan keputusan Pimpinan Daerah.
• Penyediaan Data dan Informasi yang bersifat user friendly dan mudah dimanfaatkan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah yang lain agar lebih bermanfaat.
• Mewujudkan Kinerja Aparat Pemerintah yang dapat bekerja lebih efisien dan efektif.
• Mewujudkan Penyelenggaraan Pemerinahan yan Transparansi.
• Mewujudkan Pemerintahan yang good Goverment.
LANDASAN HUKUM
Instruksi Presiden no 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Pengembangan Egovernment.
Peraturan Mentri Komunikasi dan Informasi
Nomor 55/KEP/M.KOMINFO/12/2003 Tentang Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah
Rencana Aksi Strategis Pengembangan E-Government Di DIY 2004-2010
Digital Government Service (DGS) Propinsi DIY 2006 – 2008
Intruksi Menteri dalam Negeri No 1 Tahun 1989 tentang Pembuatan, Penulisan dan Pelaporan Data Monografi Kecamatan
PEMBAHASAN
Definisi Electronic Government
Electronic Government (E-Gov) merupakan penerapan teknologi informasi dalam menjalankan roda pemerintahan untuk mendapatkan efisiensi dan efektifitas kerja pemerintahan menuju Good Government.
E-Gov berhubungan dengan penggunaan teknologi informasi (WAN, Internet, dan Mobile Computing)oleh Organisasi Pemerintahan yang mempunyai kemampuan membentuk hubungan dengan warga negara, bisnis, dan organisasi lain dalam pemerintahan.
Empat Tahapan Sistematik Electronic Government
1. Persiapan yakni pembuatan situs web sebagai mediai nformasi dan komunikasi lembaga pemerintah. Penyiapan SDM, Penyiapan akses mudah: Warnet, Sosialisasi Situs.
2. Pematangan yakni pembuatan web portal informasi publik yang bersifat interaktif, Pembuatan antar muka keterhubungan dengan lembaga lain.
3. Pemantapan yakni membuat web portal yang bersifat transaksi elektronis layanan publik pembuatan interoperabilitas data dan applikasi dengan lembaga lain.
4. Pemanfaatan yakni aplikasi untuk layanan yang bersifat Government to Government, Government to Bussiness, dan Government to Consumer.
Dalam mencapai tujuan strategis E-Govement, pemerintah mengambil langkah-langkah strategi yaitu :
Strategi pertama adalah mengembangkan sistem pelayanan yang andal, terpercaya serta terjangkau masyarakat luas. Sasarannya antara lain, perluasan dan peningkatan kualitas jaringan komunikasi ke seluruh wilayah negara dengan tarif terjangkau. Sasaran lain adalah pembentukan portal informasi dan pelayanan publik yang dapat mengintegrasikan sistem manajemen dan proses kerja instansi pemerintah.
Strategi kedua adalah menata sistem dan proses kerja pemerintah dan pemerintah daerah otonom secara holistik. Dengan strategi ini, pemerintah ingin menata sistem manajemen dan prosedur kerja pemerintah agar dapat mengadopsi kemajuan teknologi informasi secara cepat.
Strategi ketiga adalah memanfaatkan teknologi informasi secara optimal. Sasaran yang ingin dicapai adalah standardisasi yang berkaitan dengan interoperabilitas pertukaran dan transaksi informasi antarportal pemerintah. Standardisasi dan prosedur yang berkaitan dengan manajemen dokumen dan informasi elektronik. Pengembangan aplikasi dasar seperti e-billing, e-procurement, e-reporting yang dapat dimanfaatkan setiap situs pemerintah untuk menjamin keamanan transaksi informasi dan pelayanan publik. Sasaran lain adalah pengembangan jaringan intra pemerintah.
Strategi keempat adalah meningkatkan peran serta dunia usaha dan mengembangkan industri telekomunikasi dan teknologi informasi. Sasaran yang ingin dicapai adalah adanya partisipasi dunia usaha dalam mempercepat pencapaian tujuan strategis e-government. Itu berarti, pengembangan pelayanan publik tidak perlu sepenuhnya dilayani oleh pemerintah.
Strategi kelima adalah mengembangkan kapasitas sumber daya manusia, baik pada pemerintah maupun pemerintah daerah otonom disertai dengan meningkatkan e-literacy masyarakat.
Strategi keenam adalah melaksanakan pengembangan secara sistematik melalui tahapan yang realistik dan terukur Dalam pengembangan e-goverment, dapat dilaksanakan dengan tepat tingkatan yaitu, persiapan, pematangan, pemantapan dan pemanfaatan.
Pengertian Sistem Informasi Monografi
Sistem informasi Monografi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam pemerintah Kabupaten Bantul yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi mengenai monografi. Sedangkan pengertian monografi sendiri adalah sebuah informasi yang berisi keadaan suatu wilayah desa/kecamatan. Dalam sistem informasi ini kita dapat mengetahui kondisi dan potensi yang ada di Kabupaten Bantul.
Beberapa hal yang mendorong dibangunnya teknologi sistem informasi monografi di kabupaten Bantul yaitu :
Intruksi Mentri dalam Negeri Tetang Pembuatan, penulisan dan pelaporan data monografi kecamatan.
Data Monografi kecamatan dibutuhkan berbagai sektor atau instansi Yang lain
Penulisan yang berulang-ulang dapat mengakibatkan data berubah-ubah
Dari Data yang berubah-ubah dari instansi lain dapat mengakibatkan pengambilan keputusan dan kebijaksanaan pimpinan Daerah tidak baik dan tidak tepat.
Proses pembuatan dan penulisan sampai ke proses perekapan butuh waktu yang tidak sebentar dan bahkan sering tidak benar.
Pada saat data yang lama dibutuhkan tidak dapat langsung tersaji atau perlu pencarian berkas yang lama.
Tidak tersimpan dalam suatu database
Sumber data yang berbeda mengakibatakan pengambilan keputusan yang berbeda dan beragam
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat;
Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses pemerintahan (e-goverment) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan
Untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good goverment) dan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya kebijakan dan strategi pengembangan e-goverment
Dilihat dari jenis data yang diolah maka, data monografi terbagi menjadi 2 jenis yaitu :
1. Data Statis, yang meliputi
a. Keterangan Umum
b. Luas Wilayah masing-masing Kecamatan
c. Pemerintahan Desa tiap Kecamatan
d. Prasarana Pemerintahan Desa tiap Kecamatan
e. Prasarana masing-masing Kecamatan
f. Prasarana Pengairan
g. Sarana Pengangkutan
h. Prasarana jalan dan Jembatan
i. Sarana Perekonomian
j. Jumlah Perusahaan / Usaha
k. Fasilitas Pengkreditan
l. Sarana Pendidikan Taman Kanak-Kanak
m. Sarana Pendidikan Tingkat Dasar
n. Sarana Pendidikan Tingkat Pertama
o. Sarana Pendidikan Menengah Umum
p. Sarana Pendidikan Menengah Kejuruan
q. Sarana Akademi/Perguruan Tinggi
r. Sarana Pendidikan Sekolah Luar Biasa
s. Sarana Pendidikan Luar Sekolah
t. Rumah Penduduk
u. Sosial dan Budaya
v. Pariwisata
w. Kesehatan
x. Keluarga Berencana
y. Sosial dan Keagamaan
z. Kegiatan Pembangunan
aa. Anggaran dan PBB
2. Data Dinamis, yang meliputi
a. Pemerintahan Kecamatan
b. Sarana Kantor Kecamatan
c. Penduduk dan Kepala Keluarga
d. Penduduk Menurut Usia
e. Mutasi Penduduk
f. Kepadatan Penduduk
g. Penduduk Menurut Mata Pencaharian
h. Penduduk sebagai Peternak Unggas
i. Penduduk sebagai Peternak Besar
j. Penduduk Menurut Tingkat Pendidikan
k. Keagrariaan
l. Tanam-Tanaman
m. Data Pangan
n. Pertambangan
o. Perikanan
p. Transportasi, Komunikasi dan Sarana
q. Bidang Polkam
r. Bidang Pembinaan dan Organisasi Masyarakat
s. Pemilu Legislatif
t. Pemilu Presiden Putaran I
u. Pemilu Presiden Putaran II
Pembangunan Sistem Informasi Monografi Terintegrasi di Kabupaten Bantul
Dalam Kegiatan Pembangunan Sistem Informasi perlu melalui tahap-tahap sebagai berikut :
1. Perencanaan (Planning)
Ditinjau dari latar belakang yang telah disampaikan bahwa Sistem Informasi berbasis Data untuk pengolahan data Monografi perlu dan sangat dibutuhkan. Dengan maksud dan tujuan untuk meningkatkan kualitas informasi dengan efisien dan efektif dan membantu Pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang tepat sasaran dan benar. Oleh Karena itu Pembangunan Sistem Informasi yang Terintegrasi segera diwujudkan.
Perencaanaan dibagi menjadi 5 sektor utama yaitu :
Sumberdaya Manusia
Dalam sektor ini ditentukan siapa saja yang akan terlibat dalam kegiatan ini, baik dalam tingkat pengambil keputusan maupun pelaksana. Untuk tingkat pengambilan keputusan terdiri dari Sekretaris Daerah sebagai Chief Information Officer, Bagian Tata Pemerintahan sebagai leading Sektor penanganan monografi, sedang Kantor PDT sebagai fasilitaor teknis. Kecamatan sebagai sumber data dan operator data monografi.
Prosedur Manual
Dalam tahap ini akan dilihat dan dikumpulkan prosedur yang telah dilakukan dalam penyusunan data monografi secara manual. Hal ini akan menjadi dasar dalam pentuan langkah-langkah yang akan diambil ketika prosedur manual tersebut diubah dalam penggunaan teknologi informasi.
Perawatan
Dalam tahap ini akan ditentukan tanggung jawab perawatan sistem informasi monografi termasuk sumber dananya. Ditentukan bahwa untuk perawatan sistem jaringan dan aplikasi adalah Kantor Pengelolaan Data Terpadu. Bagian Tata Pemerintahan sebagai leading sector akan mengkoordinasikan perawatan tersebut. Untuk kecamatan diberikan tanggung jawaba untuk perawatan PC/Client yang ada di unit kerjanya.
Pemasaran
Disadari bahwa bagaimanapun bagusnya sebuah sistem informasi dibuat akan menjadi sia-sia jika tidak digunakan. Untuk itu diperlukan sosialisasi kepada masyarakat termasuk LSM dan juga Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk dapat mempergunakan sistem informasi ini dengan sebaik-baiknya. Diharapkan dengan penggunaan sistem informasi ini informasi yang diterima menjadi valid sehingga dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
Manajemen
Disadari bahwa sistem informasi ini harus dikelola sehingga dapat dipergunakan dengan baik. Perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan harus dapat dijalankan sehingga tidak terdapat kesalahan dalam pelaksaan sistem informasi ini. Pelaksana kegiatan baik di tingkat atas, menengah dan bawah harus dapat bekerjasama dalam melaksanakan kegiatan ini.
2. Analisa (Analisys)
Pada tahap Analisa perlu memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi baik dipandang dari segi :
a. Finansial
- Dengan Sistem informasi akan mengurangi biaya-biaya paper list, perjalanan dinas, biaya pemsukan data yang berulang-ulang.
- Biaya Terbatas maka pembangunannya desesuaikan dengan kemampuan dana yang tersedia
- Memanfaatkan kemampuan SDM yang ada (Analis, programer dan teknisi jaringan.
- Pada saat Pembuatan/pembangunan perlu melibatkan secara langsung Pegawai dari pemerintah sendiri sehingga terjadi transfer knowledge.
- Pemeliharaan dan pengembangan lebih mudah dan efisien.
- Pelatihan operator akan lebih mudah dan cepat dengan pendampingan pegawai sendiri.
b. Teknis
- Infrastruktur jaringan Internet dan Intranet dengan menggunakan Radio Wireless dengan Frek. 5,8 GHz sebanyak titik 23 Titik untuk SKPD diluar Kompleks Parasamya dan 17 titik di Kecamatan-Kecamatan.
- Hardware pendukung Infrastruktur berupa Server Aplikasi (2 buah), Server backup(1 buah), server Data (1 buah) Router (5 buah) dan PC untuk Proxy (1 buah)
- Server yang ada di SKPD dan di 17 Kecamatan.
- Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari Infrastruktur yang terbangun yaitu sebagai media transportasi data dan file, media tranportasi komuniskasi (VOIP) dan transportasi komunikasi dan gambar (teleconference).
- Berhubung berkenaan dengan peralatan yang harus tersedia maka baru dimanfaatkan untuk transportasi Data dan komunikasi (VOIP) sehingga hal ini dapat mengurangi biaya komunikasi untuk sambungan telepon yang lain.
- Untuk memberikan layanan kepada masyarakat maka disediakan 4 Hot Spot di 4 tempat yaitu Komplek Kabupaten, Pasar seni Gabusan, Perpustakaan dan Sekretariat Dewan.
Penerapan (Implementation)
Dalam implementasi perlu dilihat dari beberapa aspek.
Culture (budaya)
Dengan adanya teknologi ini disadari memang akan terjadi perubahan budaya termasuk perilaku dalam menjalankan roda pemerintahan. Budaya sowan/menghadap kepada Bupati dalam artian terjadi kontak fisik akan terkurangi secara signifikan, sebab akan banyak terjadi komunikasi melalui teknologi informasi(VOIP). Kemauan dan kemampuan untuk menggunakan teknologi informasi secara mandiri tanpa harus memerintah bawahan untuk mendapatkan suatu data harus ditumbuhkan. Dalam aspek ini, kepemimpinan Bupati sebagai pucuk pimpinan paling atas sangat diharapkan. Kultur paternalistik yang disadari masih ada dalam birokrasi dapat dipergunakan dengan baik untuk mengembangkan sistem monografi ini.
Komputer
Komputer sebagai salah satu komponen utama dalam sistem informasi perlu mendapatkan perhatian lebih khusus. Perlu dipersiapkan komputer yang baik guna menunjang kegiatan ini. Penggunaan komputer yang standard perlu diutamakan guna mendapatkan hasil yang terbaik.
Connectivity (Jaringan)
Penggunaan jaringan Radio Wireless dengan Frek. 5,8 GHz perlu dijaga agar dapat selalu terjaga kehandalannya. Kantor Pengelolaan Data Terpadu baik secara rutin maupun insidental harus selalu menjaga fungsi dan kehandalan jaringan yang tersedia.
Communication
Infrastruktur yang digunakan dalam sistem informasi ini juga dapat digunakan untuk melakukan komunikasi antar Satuan Kerja Perangkat Daerah. Dengan adanya fasilitas ini maka informasi dapat lebih cepat terdistribusikan.
Cooperation(Kerja Sama)
Koordinasi merupakan kegiatan yang harus dilakukan seti
Koordinasi antar Satuan Kerja Perangkat Daerah harus selalu dilakukan. Bagian Tata Pemerintahan sebagai leading sector kegiatan ini harus selalu berkoordinasi baik dengan Kantor Pengelolaan Data Terpadu sebagai fasilitator teknis maupun dengan Kecamatan sebagai sumber data dan operator sistem ini. Koordinasi dapat dilakukan secara rutin dalam rapat koordinasi tiap bulan ataupun secara insidentil jika terdapat keperluan yang mendesak.
Content (Isi)
Perlu disadari oleh semua pihak bahwa informasi yang baik adalah informasi yang lengkap dan selalu dalam keadaan terkakhir (update). Untuk itu perlu diingatkan kepada para operator di kecamatan untuk selalu memperbaharui isi dari Sistem Informasi Monografi ini.
Cooperation (Kerjasama)
Pada saat Penerapan terlebih dahulu diadakan Pelatihan untuk pemeliharaan data dan entry data. Pelatihan diadakan untuk operator data monografi dari 17 Kecamatan masing-masing 1 personil. Dan ditambah operator dari Bagian tata Pemerintahan jadi berjumlah 18 Orang dibagi menjadi 2 periode yang masing-masing periode selama 3 hari.
Pemeliharaan (Maintenance)
Secara Teknis pemeliharan data dan sarana dipegang Kantor PDT sebagai penanggungjawab. Sedangkan pemeliharaan operator dan pembinaan dipegang oleh Bagian tata pemerintahan. (masing-masing bertanggung jawab atas anggaran tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
http://www.dudung.net/teknologi-informasi/6-strategi-menuju-e-government.html
http://www.bantul.go.id
http://files.ictpamekasan.net/BS-e/BS-e%20SD/138-PKn%20IV%20SD%20Sarjan/05-bab%202.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar